Ausgewählte Casestudies
von Mag. Dagmar Untermarzoner

Organisationsberatung Prozessmanagement für die Stark GmbH

Das österreichische mittelständische Unternehmen Stark GmbH 2022 hat im Rahmen seiner Qualitätsentwicklung beschlossen, seine Prozesse weiterzuentwickeln, sodass alle Funktionsbereiche im Unternehmen ihre aktuellen Prozesse, Rollen und Richtlinien abbilden und gemeinsam verabschieden. Die Prozessdarstellungen sollten insbesondere auch für die Einschulung von neuen MitarbeiterInnen nützlich sein und neuen KollegInnen Orientierung zum Gesamtunternehmen geben. Das mittelständige Unternehmen ist seit vielen Jahren sehr erfolgreich im Bereich Entsorgung, Wertstoffhandel und Containerverleih tätig. Das Projekt wurde von der Stabstelle Qualitätsmanagement geleitet und in Feedbackschleifen mit der Geschäftsführung und den jeweiligen Führungskräften über einen Zeitraum von 4 Monaten durchgeführt. Dagmar Untermarzoner hat dieses Projekt als externe Beraterin begleitet. Inhalte waren die Beratung in der Darstellung der Prozesse, die Identifikation von Sollprozessen und die Klärung von Rollen und Verantwortlichkeiten. Es wurde wertgelegt auf einen beteiligungsorientieren Prozess. Die gesamte Beratung wurde als digitale Beratung via Video-Konferenzen und asynchronen Arbeitsphasen mit Feedback durch die Beratung durchgeführt. Die Beratung wurde nachhaltig so gestaltet, dass das interne Qualitätsmanagement mit dem in der Beratung erworbenen Know-how den Prozessoptimierungsprozess selbständig weiterführen konnte. Da Dagmar Untermarzoner Mitglied im Beraterpool des Wirtschaftskammer Niederösterreich ist, konnte die Beratung mit den Mitteln der Abteilung Innovation und Digitalisierung, Technologie- und Innovationspartner der WK NOE gefördert werden.

„Wir stärken Stärken“. Ein Projekt des BÖP gefördert vom Gesundheitsministerium im Rahmen der COVID 19 Armutsbekämpfung

Im Rahmen des Programms COVID-19 Armutsbekämpfung des Gesundheitsministeriums hat Dagmar Untermarzoner im Auftrag des Berufverbandes Österreichischer PsychologInnen gemeinsam mit dem Präsidium ein innovatives Konzept entwickelt. Gemeinsam mit der BÖP-Präsidentin und Projektinitiatorin a.o. Univ.-Prof.in Dr.in Beate Wimmer-Puchinger wurde ein Projekt für die rasche, unbürokratische und kostenfreie bundesweite psychologische Unterstützung von Kindern und Jugendlichen durch Beratungen und Online-Workshops entwickelt und eingereicht.  Das Projekt wurde vom Gesundheitsministerium erfolgreich aus vielen Projekteinreichungen ausgewählt und mit anderen ausgewählten Projekten im Programm bewilligt. Die nun folgende Projektorganisationsentwicklung bestand in der fachlichen und methodischen Begleitung des Projektaufbaus, der Gewinnung von Stakeholdern, dem Aufbau des PsychologInnennetzwerks, der Gestaltung einfacher und tragfähiger Überweisungsprozesse, sowie die Personalsuche und -gewinnung. Bereits nach 8 Wochen Projektorganisationsentwicklung konnten im Juli die ersten Kinder und Jugendlichen, die durch die Coronakrise besonders belastet sind, zeitnah durch PsychologInnen betreut werden.

Weitere Informationen

Online-Workshop 2020 „Agile Prozesssmoderation“ für die APV Technische Produkte GmbH, 2020

„Die Vorbereitung sowie die Tage im Online-Workshop zum Thema agiles Prozessmoderation mit Frau Untermarzoner waren sehr spannend! Viele gute Inputs, die sofort umgesetzt werden können. Dies ist eine optimale Verknüpfung von aktuellen Managementansätzen mit starkem Fokus zur täglichen Praxis. Gerne wieder!“
Ing. Gregor Witzmann, MSc, MBA, Leiter Technik & Supply Chain Management, APV Technische Produkte GmbH

Das Unternehmen
Die APV Technische Produkte GmbH ist ein Unternehmen in Niederösterreich mit 150 MitarbeiterInnen für die Produktion von innovativen Landwirtschaftsmaschinen für Bio-Bauern. Es beliefert europäische und internationale Kunden und bietet seine Services mit Vertragspartnern in 35 Ländern an. Die Gründung 1997 durch den Eigentümer ging vom Grundgedanken aus, die Bio-Landwirtschaft durch innovative und hocheffektive Landwirtschaftsmaschinen optimal zu unterstützen.

Diese erfolgreiche Entwicklung brachte die Ausdifferenzierung der internen Strukturen und neue Funktionen mit sich, die es ihrerseits nun notwendig machen, die Prozesse der einzelnen Funktionsbereiche wie Produktion, Produktentwicklung und Innovation, Konstruktion, Marketing, Produktlebenszyklusmanagement dynamisch aufeinander auszurichten.

mehr

Die Seminarziele

Die Teilnehmer sollten zu folgenden Kompetenzen qualifiziert werden:

  • Die Teilnehmer können interne Teams anleiten, den vorhandenen Status quo ihrer Prozesse zu standardisieren, zu beschreiben, agile Prozessprinzipien anzuwenden und kontinuierlich weiterzuentwickeln

Das Seminar sollte folgende Inhalte vermitteln:

  • Prozessmanagementkreislauf managen
  • Instrumente für die Standardisierung, Flexibilisierung und Modellierung von Prozessen
  • Agiles Prozessmanagement sinnvoll einsetzen können
  • Moderation von Prozessmodellierungsworkshops
  • Wichtige Softskills, Vorgehensweisen und Instrumente für Moderation solcher Workshops

Die Umsetzung

Am Seminar nahmen 8 TeilnehmerInnen teil: Abteilungsleitungen sowie Verantwortliche für das Produktlebenszyklusmanagement, Innovation, operativer Einkauf, Kundendienst und die technische Dokumentation.

Es wurde in der Vorbereitung die Funktion eines internen Seminarkoordinators aus dem Kreis der TeilnehmerInnen angeregt, der als Ansprechpartner für TeilnehmerInnen, Auftraggeber und Trainerin fungierte und so die positive Lernatmosphäre und den Lernprozess schon vor dem Online-Seminar etablierte.

Die TeilnehmerInnen erhielten 4 Wochen vor dem Seminar eine Prework Aufgabe, sich aus drei möglichen Fachbeiträgen zum Thema agiles Prozessmanagement einen Fachbeitrag auszuwählen, diesen zu lesen und daraus einen einseitigen Mikroartikel mit persönlichen Erkenntnissen und Transferüberlegungen in die Praxis zu verfassen. Diese Mikroartikel wurden allen TeilnehmerInnen vor dem Seminar zur Verfügung gestellt.

Ein Online-Test-Meeting in paar Tage vor dem Seminar ermöglichte die Abklärung technischer Themen und ein kurzes Kennenlernen.

Das Online-Seminar selbst dauerte 2 Tage je 6 Stunden und bestand aus folgenden Elementen:

  • Kurzinputs der Seminarleitung in Abwechslung mit
  • Kleingruppen, die in unterschiedlichen eigenen Videorooms arbeiten konnten
  • Die Kleingruppen bekamen aktuelle Konzeptionsaufgaben: Aktualisierung der Prozesslandkarte, Erarbeitung von ausgewählten Personas, Erarbeitung von agilen Prozessoptimierungen für ausgewählte Prozesse, sowie die Definition jener Prozesse, die aktuelle Optimierungen verlangen
  • Die Kleingruppen wurden mit vorbereiteten digitalen Whiteboards ausgestattet, an denen die Teilnehmer gleichzeitig arbeiten und brainstormen konnten
  • Übungen für die digitale Kommunikation, die gleichzeitig die Teamentwicklung unterstützen

Die Learnings der TeilnehmerInnen:

  • Das Online-Arbeiten führt zu einer größeren Konzentration des/r einzelnen TeilnehmerIn auf das Thema
  • Das aktive Zusammenarbeiten mit digitalen Whiteboards ermöglicht ein sehr arbeitsnahes hochaktives Lernen und Diskutieren; Ergebnisse der Kleingruppen haben hohe Relevanz für die weitere Umsetzung im Unternehmen
  • Bedenken vor Online-Seminaren, ob das auch so funktionieren kann, sind eigentlich normaler „mentaler Bestandteil“ innovativer Lernprozesse, da sie von uns allen neue Kommunikationsmuster abverlangen und uns im Moment natürlich auch an die COVID-Krise erinnern
  • Alle – TeilnehmerInnen, Auftraggeber und TrainerInnen - lernen in der digitalen Kooperation gleichzeitig, so entsteht auch ein Teamspirit für das innovative Online-Zusammenarbeiten
  • Es entsteht die Idee, intensive und aktive Online-Kooperation verstärkt auch mit Kunden, Lieferanten und Partnern im internationalen Netzwerk weiterzuentwickeln, um neue Innovationen mit neuen Tools gemeinsam zu entwickeln

Beratung in der Organisationsentwicklung in unterschiedlichen Organisationseinheiten der Pensionsversicherungsanstalt

Im Zuge der kontinuierlichen Weiterentwicklung der Verwaltung und Dienstleistungen wurden ausgewählte zentrale Organisationseinheiten darin unterstützt, ihre strategischen Ausrichtungen, Strukturen und Arbeitsweisen in einem strukturierten Prozess selbst zu überprüfen und ihre Weiterentwicklungsideen im Sinne der Verwaltungsmodernisierung und einem modernen Verständnis von Public Management zu entwickeln. Die Beratung umfasste sowohl die Analyse und Konzeption, wie auch die Begleitung in der Umsetzung. Dabei wurde einerseits an der Organisationsentwicklung gearbeitet, wie auch Coaching-Elemente eingebaut, sowie Mitarbeiterbefragungen und Benchmark-Prozesse zur Inputgewinnung für die Weiterentwicklung der zukünftigen Aufgabenstellungen der Organisationseinheiten konzipiert und ausgewertet. Ein Schwerpunkt wurde in der Organisationsentwicklung auf die aktivierende Einbindung der unterschiedlichen Führungs- und Mitarbeiter-Ebenen gesetzt, um deren Wissen und Perspektiven für die Organisationsentwicklung nutzen zu können.

Beratung T-Systems Multimedia Solutions

Das deutsche Leitunternehmen im Bereich Digitaler Dienstleistungen und Digitaler Business Transformation möchte seine Positionierung in der dynamischen Wettbewerbssituation neu ausrichten. Die Beratung unterstützt die 2. Führungsebene in der Weiterentwicklung ihrer Arbeitsweisen in der Mitarbeiterführung und Projektsteuerung. Es werden Reflexionsräume gestaltet, in denen sich Führungskräfte zur Weiterentwicklung der Mitarbeiterführung in dynamischen Wettbewerbssituationen austauschen und weiterbilden können. In einem zweiten Projekt wird die Umsetzung und Ausarbeitung der Matrixorganisation in der neu geschaffenen Abteilung für digitale Strategieberatung begleitet. Weiters wird die Personalabteilung in ihrer strategischen Profilbildung und Ausrichtung unterstützt.

Beratung in der Umsetzung einer neuen Pflege-Führungsstruktur eines Krankenhauses

Die kollegiale Führung führt eine zweite Pflegeführungsebene ein, um die State-of-the-art Entwicklung in der Pflege und die Patientenorientierung zu unterstützen. Die Beratung arbeitet gemeinsam mit der Pflegedienstleitung und einem Projektteam die Wechselwirkungen dieser neuen Führungsebene mit den angrenzenden Führungs- und Stabsfunktionen aus und erarbeitet benchmarkorientiert unterschiedliche Varianten von Führungsstrukturen, wie sie im deutschsprachigen Raum praktiziert und diskutiert werden. Ein Ergebnis des Beratungsprozesses ist die Einsicht, dass die Intensivierung einer kooperativen Steuerung von Abteilungen/Stationen zwischen Ärzten und Pflege (duale Führung) als zukunftsorientierte Krankenhausgestaltung sinnvoll sein könnte bzw. Stabsfunktionen in einer anderen Führungsstruktur mit ähnlichen Effekten eingeführt werden könnten. Die Führungsstruktur wird nach Abschluss der Beratung auf Basis einer erweiterten Perspektive in einem internen Prozess weiterentwickelt.

Organisationsdesignberatung Immoconsult GmbH, Volksbanken AG

Das Unternehmen ist im Immobilienleasing, Baumanagement und Facilitymanagement tätig, mit Sitz in Österreich und Landestochtergesellschaften in den CEE- und SEE Ländern. Der Beratungsprozess mit einem Team an internen ProjektleiterInnen und externen BeraterInnen, die an mehreren Stellen koordiniert im Einsatz sind, umfasst die Strategieentwicklung des Unternehmens, die Neuorganisation der Prozesse für die Zentrale und die Landesgesellschaften und den Aufbau von Vertriebs- und HR-Prozessen in den dezentralen Strukturen. So gelingt es dem Unternehmen in einem Jahr stabile Ländergesellschaften mit verlässlichen und unterstützenden Vertriebs- und Leistungsprozessen aufzubauen. Das Projekt wird als Pilot- und Leuchtturmprojekt der Holding für gelungenes und systematisches Wachstum ausgezeichnet.

Integrationsberatung und HR-Beratung für die Volksbank Strukturierte Investments, Volksbanken AG

Zwei Vertriebs-Abteilungen für Investments werden als Tochtergesellschaft neu gegründet, um das strategische Geschäftsfeld systematisch zu verbreitern. Die Beratung unterstützt die Geschäftsführung und die 2. Führungsebene in der Integration der Abteilungen durch Coachingmaßnahmen, Großgruppen-Events und in der Gestaltung der Integrationsschritte. Parallel dazu erfolgt der Aufbau einer neuen Führungsstruktur und eines strategischen HR-Managements (Neudefinition von Stellen und Stellenbeschreibungen gemeinsam mit den ExpertInnen), sowie die Teamentwicklung des Management-Teams.

Beratung Ausarbeitung Fachevaluierungsinstrument für den Psychologischen Dienst des Kuratoriums der Wiener Pensionisten-Wohnhäuser

Der Bereich interdisziplinäres Leistungsmanagement des Kuratoriums Wiener Pensionisten-Wohnhäuser entwickelt fachspezifische Audits und Qualitätssicherungsinstrumente für Struktur-, Prozess und Ergebnisqualität. Aus den Audit-Ergebnissen werden Verbesserungspotentiale identifiziert, im Auditbericht dokumentiert und Korrekturmaßnahmen abgeleitet.

Mit diesen Instrumenten soll ermöglicht werden, die Qualitätsentwicklung in den Fachbereichen zu messen (darzustellen), in weiterem Sinne damit ein Qualitäts-Monitoring zu ermöglichen und die Ergebnisse zur Weiterentwicklung der Qualität in den Fachbereichen zu nutzen. 

Die Beratung unterstützt den Psychologischen Dienst des KWP in der Ausarbeitung eines solchen Fachevaluierung-Instruments.

Es soll den beteiligten MitarbeiterInnen damit ein Instrument zur Verfügung gestellt werden, das in Selbstanwendung einen Mehrwert erzeugt. und in der Anwendung als wirksam und nützlich erlebt wird. Gleichzeitig soll es ein Qualitäts-Monitoring ermöglichen. Es soll sich konsequent auf die Leistungsprozesse beziehen und den PsychologInnen ermöglichen, ihre Arbeit mit den BewohnerInnen kriteriengestützt und ressourcenorientiert zu erfassen, systematisch auszuwerten und ad hoc die Ergebnisse für die zeitnahe Qualitätsentwicklung zur Verbesserung ihrer professionellen Leistungen sowie für die interdisziplinäre Kommunikation zu nutzen.

Beratung in der Einführung von Job-Familien in der Wiener Gebietskrankenkasse

Zwei Vertriebs-Abteilungen für Investments werden als Tochtergesellschaft neu gegründet, um das strategische Geschäftsfeld systematisch zu verbreitern. Die Beratung unterstützt die Geschäftsführung und die 2. Führungsebene in der Integration der Abteilungen durch Coachingmaßnahmen, Großgruppen-Events und in der Gestaltung der Integrationsschritte. Parallel dazu erfolgt der Aufbau einer neuen Führungsstruktur und eines strategischen HR-Managements (Neudefinition von Stellen und Stellenbeschreibungen gemeinsam mit den ExpertInnen), sowie die Teamentwicklung des Management-Teams.

Beratung eines Projekts der Stadt Wien zur Vernetzung regionaler Gesundheitsakteure und -anbieter im Wiener 15. Bezirk - „I feel good“ Projekt

Ein Pilotprojekt der Stadt Wien (des Wiener Programms für Frauengesundheit, MA 15) soll auf Bezirksebene Gesundheitsförderung als vernetzte Aktivität der lokalen Anbieter und Institutionen realisieren. Die Beratung umfasst den Aufbau von Bezirksgesundheitskonferenzen im 15. Wiener Gemeindebezirk, die Beratung der Steuerungsgruppe, die inhaltliche Ausgestaltung der Konferenzen, sowie die strategische Entwicklung des Prozesses über 3 Jahre. Dieses erste Modellprojekt in Wien setzte mit den erfolgreich eingeführten Gesundheitskonferenzen nachhaltige Strukturen und Kooperationsmodelle für die darauffolgenden Gesunde-Bezirke-Projekte der Stadt Wien auf.

Beratung in der Führungssystementwicklung Gesundheit Österreich GmbH

Um sich strukturell als projektorientierte Organisation in einer komplexer werdenden Projektlandschaft und mit Anforderungen einer zeitgemäßen Mitarbeiterführung weiterzuentwickeln und auszurichten, hat die Organisation neue Führungsstrukturen und -rollen etabliert. Die Beratung erarbeitet auf Basis dieser umgesetzten Organisationsveränderung gemeinsam mit der Personalleitung, der internen Organisationsentwicklung und der Geschäftsführung einen Prozess, in dem neu ernannte Führungskräfte praktische Unterstützung bekommen, ihre veränderten und anspruchsvolleren Aufgaben rasch zu realisieren. Führungskräfte in ExpertInnenorganisation werden zunehmend zu eigenen Gestaltern ihrer Rollen in Abstimmung mit ihren MitarbeiterInnen und der Logik der Projekte. Beratung bedeutet daher verstärkt „Thinking-Tools“ und Instrumente zur Verfügung zu stellen, die diese Selbstorganisation strukturiert unterstützen und dabei besonders auf die Balance von Personen- und Organisationsverantwortung achten.

Beratung der Fusionierung von Pfarrgemeinden in Donaustadt/Kaisermühlen im Rahmen eines Organisationsentwicklungsprogramms der Evangelischen Kirche A.B.

Im Rahmen des mehrjährigen Organisationsentwicklungsprozesses „Offen Evangelisch“ der Evangelischen Kirche A.B. widmet sich ein Teilprojekt dem Thema Restrukturierung von Pfarrgemeinden durch Fusionierung. Das Pilotprojekt der Gemeinde Kaisermühlen arbeitet an der Zusammenlegung zweier benachbarter Gemeinden in einen Gemeindeverband. Die Beratung erarbeitet in einem zweijährigen Teil-Projekt gemeinsam mit dem Pfarrer, dem Kurator und einer Projektgruppe das neue Selbstverständnis als fusionierte Gemeinde und ein Organisationskonzept für die Leitungsstruktur, die Aufgabenverteilungen, das Marketing und die Ressourcen. Die Fortschritte des Teilprojekts wurden im Gesamtprojekt durch die Projektleitung und Gesamtführung laufend gemonitort und erfolgreich abgeschlossen.

Beratung zur Organisationsentwicklung einer wissenschaftlichen Fachgesellschaft

Die österreichische Gesellschaft für Psychosomatik in der Gynäkologie, ein Netzwerk von MedizinerInnen und WissenschaftlerInnen erlebt in den letzten Jahren ähnlich wie viele andere Vereine, die mehrere Generationswechsel erleben, ein „Ausdünnen“ von Verantwortungsübernahmen in der Mitgliederschaft und eine Zentrierung aller Aktivitäten beim Vereinsvorstand. Die Beratung unterstützte den Vereinsvorstand, indem sie einen schlanken Prozess der strukturierten Verbreiterung von Führungsaufgaben initiiert und einen Prozess für die strategische Weiterentwicklung der Fachgesellschaft anregt. Die Begleitung umfasst die methodische Konzeption und Durchführung einer Mitgliederbefragung, sowie das Coaching des Vorstands zur Rollengestaltung in dieser Weiterentwicklung. Ähnliche Entwicklungen sind in etablierten Fachgesellschaften typisch und zeigen auf, dass eine strategische Selbsterneuerung eine wirksame Vorstandsaufgabe ist, um den „Purpose“ zu „reaktivieren“, das Engagement von Mitgliedern und interessierten Newcomern zu fördern und innovative Impulse zu setzen.